koko2003

w jaki spsób uporać się z błędnym wpisem?

sobota 14 cze 2008, 16:39

witam serdecznie
bardzo prosze o podpowiedż co zrobić z błędnie zaksięgowanymi ksiązkami?
Pracuję w bibliotece Zespołu Szkół (szkoła podsta. i gimnazjum)...wpisałam książki do inwentarza szkoły podstawowej zamiast do gimnazju....było to kilka lat temu....kiedy jeszcze nie miałam założonej księgi inwentarzowej gimnazjum. Kiedy uzgadniałam co roku z księgową stan, odejmowałam od szkoły podstawowej błędnie wpisane rachunki i doliczałam do gimnazjum...
W księgowośsci wszystko się zgadza.....ale u mnie nie. Jak mogę przenieśc te błędne wpisy? Czy powinna być decyzja dyrektora ? Na czym oparta....?
Chodzi mi o ewentualną kontrolę finansową żeby było to wyprowadzone zgodnie z prawem. z góry dziękuję

Maria
Posty: 3330
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

sobota 14 cze 2008, 17:02

Rozumiem, że rzecz dotyczy papierowych ksiąg. Najprościej wykreślić na czerwono ze stosowna adnotacją i Twoim podpisem z jednej księgi i wpisać do drugiej.
Zastanawiam się czy warto, wszak jest to Zespól Szkół i wartość ksiegozbioru jest dla całości zbiorów. Po drugie kiedyś będziesz pewnie komputeryzowała zbiory i będzie okazja, aby zrobić korektę. A kontrola finansowa interesuje się finansami w księgowości, m in. wartością księgozbioru i częstotliwością skontrum.

koko2003

sobota 14 cze 2008, 17:19

dzieki Mario za zainteresowanie

tak.....masz rację, ze skoro jestesmy Zespołem powinniśmy byc traktowani całościowo....ale tak nie jest, księgowa zawsze dzieli nas na dwie szkoły
(ONA MA ZAWSZE RACJĘ....WG NIEJ!) . Dlatego też komputeryzując bibliotekę w molu tez założyłam odrębne księgi dla dwu szkół....
Jeżeli chodzi o Twoją propozycję .....tak własnie chciałam zrobić (wykreślić z inwentarza szkoły podst. wpisać do gimnazjum i nanieść adnotację na dowodzie wpływu) ale dyrektor pracuje u nas pierwszy rok i wszystko chce opierac na podstawie prawnej...........
w każdym razie dzieki za odpowiedź

Maria
Posty: 3330
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

sobota 14 cze 2008, 20:30

To zrozumiałe, że są dwie księgi, ale wartość ich sie sumuje i podaje wspólnie jako ogólna wartość księgozbioru biblioteki czy tak.
Czy prowadzisz księgi papierowe i elektroniczne? Podstaw prawnych nie znajdziesz nigdzie a dyrektorowi nie zawracaj głowy takimi sprawami, załatw to sama bo dyrektor ma na głowie poważniejsze rzeczy.
Przeczytaj instrukcję na wewnętrznej okładce księgi papierowej, tam jest napisane jak postępować w przypadku błędnych zapisów w księdze. W elektronicznej nie ma problemu, wystarczy usunąć egzemplarze błędne i wprowadzić nowe w innej księdze. Ważne, żeby zmienić stosowne zapisy w książkach, a to wiąże się ze zmianą opieczętowania , numeru inwentarzowego i sygnatury, zastanów sie czy warto. Oczywiście na dowodach wpływu należy odnotować pod jakimi numerami i w jakiej księdze są teraz książki, ale wcześniej mówiłam o stosownej adnotacji w księdze papierowej. Zauważ, że zmieniasz tylko same zapisy w księgach a nie zmieniasz wartości księgozbioru więc ani księgowa ani dyrektor nic do tego nie mają.

Gość

sobota 14 cze 2008, 21:26

Gdyby szkoła miała DWIE biblioteki rozumiałabym Twoje skrupuły.
Podział, który wymusza Twoja księgowa jest nienaturalny. Nie daj się zwariować - to Ty prowadzisz bibliotekę - to dopuszczalne odstępstwo od zasad, a nie przekręt :lol:

koko2003

sobota 14 cze 2008, 22:58

jeszcze jedno pytanie do Marii

Co z numerami przekreślonymi w księdze inwent. szkoły podstawowej? (jak już przeniosę książki do gimnazjum)......one nie będą miały numeru ubytku....będą jak gdyby numerami "wolnymi"? JAk to będzie z nimi w momencie inwentaryzacji? Chyba w protokole końcowym trzeba cos o tych numerach wykreślonych (i przeniesionych do gimnazjum) wspomnieć (dlaczego chociażby nie mają nr ubytku)....
Prowadzę księgi inwent. papierowe i elektroniczne.
I jeszcze coś .....Czy po wykreśleniu tych książek i naniesieniu adnotacji mogę odliczyć od kwoty końcowej w inwentarzu tę kwotę, którą przeniosłam do gimnazjum?

Anna
Posty: 764
Rejestracja: wtorek 26 wrz 2006, 10:28

niedziela 15 cze 2008, 14:18

Ja też pracuję w Zespole szkół. Mam 2 księgi i wartść księgozbioru podsumowuję dla każdej ze szkół osobno. Tak ma księgowość. Każda ze szkół wchodzących w skład zespolu ma osobny budżet i niby są razem ale rozliczane są osobno. Nie nam z tym walczyć. Wykreśl na czerwono pozycje błędnie wpisane, podpisz się z boku i wpisz dobrze. Przy okazji skontrum pamiętaj, że te numery nie istnieją.

halinah
Posty: 921
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

niedziela 15 cze 2008, 18:09

Koko 2003 będzie może pamiętać, że te wykreślone w jednej księdze książki są wpisane do innej. A Jej następcy później?
Ja zrobiłabym protokół ubytków, wpisując w nim, że obejmuje książki błędnie zainwentaryzowane (nadałabym numery ubytków i w ten sposób "zdjęłabym" książki z wartości inw.). Drugi egzemplarz tego samego protokołu (po odpowiednim opisaniu go) byłby podstawą do wpisania książek do właściwego inwentarza.
To uporządkuje stany inwentarzy i nie będzie wymagało corocznego zawracania sobie głowy pamiętaniem.
Pozdrawiam - Halina

Maria
Posty: 3330
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

niedziela 15 cze 2008, 18:10

koko2003 pisze:jeszcze jedno pytanie do Marii

Co z numerami przekreślonymi w księdze inwent. szkoły podstawowej? (jak już przeniosę książki do gimnazjum)......one nie będą miały numeru ubytku....będą jak gdyby numerami "wolnymi"? JAk to będzie z nimi w momencie inwentaryzacji? Chyba w protokole końcowym trzeba cos o tych numerach wykreślonych (i przeniesionych do gimnazjum) wspomnieć (dlaczego chociażby nie mają nr ubytku)....
Prowadzę księgi inwent. papierowe i elektroniczne.
I jeszcze coś .....Czy po wykreśleniu tych książek i naniesieniu adnotacji mogę odliczyć od kwoty końcowej w inwentarzu tę kwotę, którą przeniosłam do gimnazjum?
Tak jak pisze Anna numery wykreślone nie istnieją, w czasie inwentaryzacji pomijasz i wpisujesz stosowną adnotację w protokole końcowym. Wartość oczywiście korygujesz. Nie wiem ile masz tych książek, ale z powodu błędnego zapisu w księgach nie ubytkuje się książek tylko nanosi korektę.
Rozumiem, gdybys te ksiązki oddawała do innej biblioteki to w takim wypadku robi się protokól przekazania, na takim samym druku jak ubytki, ale to trwale zmienia ilościowo-wartościowy stan biblioteki, moim zdaniem w Twoim przypadku to niepotrzebne.
Ostatnio zmieniony niedziela 15 cze 2008, 23:49 przez Maria, łącznie zmieniany 2 razy.

koko2003

niedziela 15 cze 2008, 18:53

myślę, ze Maria ma rację...na początku myślałam o przeprowadzeniu tych książek przez ubytki......ale nie można ubytkować książek, które sa fizycznie.....lecz błędnie zaksięgowane (TO opinia osoby , która prowadzi kontrole finansowe )
Tych książek jest dość sporo bo aż 315 egzemplarzy.
Mario czy mogę w księdze inwentarzowej szkoły podstawowej (po wykreśleniu i przeniesieniu książek do gimnazjum ) odjąć kwotę tych przesuniętych książek całościowo ( a nie na każdej stronie osobno)?
pozdrawiam i dziękuję Ci za cenne sugestie

halinah
Posty: 921
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

niedziela 15 cze 2008, 23:11

Maria napisała: "Rozumiem, gdybys te ksiązki oddawała do innej biblioteki to w takim wypadku robi się protokól przekazania, na takim samym druku jak ubytki, ale to trwale zmienia ilościowo-wartościowy stan biblioteki(...)"

A czym się różni oddanie książek do innej biblioteki od tego, z czym mamy do czynienia w wyżej opisanej sytuacji? Książki zostają przekazane z księgozbioru szkoły podstawowej do gimnazjum (czy odwrotnie...).
Jeśli jednak - jak pisze Maria - jest to księgozbiór jednej biblioteki, nie ma potrzeby robić z nim niczego. Nie jest istotne, w którym inwentarzu książki są wpisane, bo przecież stoją na półkach obok siebie i są w jednej bibliotece. Po co więc w ogóle dwa inwentarze?

Maria
Posty: 3330
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

niedziela 15 cze 2008, 23:55

Przy takiej ilości książek to dałabym sobie spokój, szkoda Twojego czasu. Biblioteka jest jedna i stan finansowy sie zgadza, a książki pewnie stoją obok siebie na półce.

koko2003

poniedziałek 16 cze 2008, 17:54

książki stoją obok siebie na półce.....ale nasz zespół szkół ma dwa budżety osobno dla sp i gimn......tak samo jest w przypadku kiedy uzgadniam stan księgozbioru....zawsze z podziałem na te dwie szkoły ...księgowa nigdy nie wymagała ode mnie jednej kwoty całościowej......dlatego myślę, ze będę musiała jednak uporać się z tym przeniesieniem

Basia
Posty: 361
Rejestracja: wtorek 11 kwie 2006, 08:16

poniedziałek 16 cze 2008, 17:58

halinah pisze:Koko 2003 będzie może pamiętać, że te wykreślone w jednej księdze książki są wpisane do innej. A Jej następcy później?
Ja zrobiłabym protokół ubytków, wpisując w nim, że obejmuje książki błędnie zainwentaryzowane (nadałabym numery ubytków i w ten sposób "zdjęłabym" książki z wartości inw.). Drugi egzemplarz tego samego protokołu (po odpowiednim opisaniu go) byłby podstawą do wpisania książek do właściwego inwentarza.
To uporządkuje stany inwentarzy i nie będzie wymagało corocznego zawracania sobie głowy pamiętaniem.
Popieram Halinę!
Owszem, będzie trochę roboty, ale wszystko będzie grało.

Anna
Posty: 764
Rejestracja: wtorek 26 wrz 2006, 10:28

poniedziałek 16 cze 2008, 19:52

No nie wiem czy będzie grało. Skoro koko uzgadniając wartość z księgową podawała stan księgozbioru w podstawówce po odjęciu wartości tych źle wpisanych, to teraz księgowa jak dostanie protokół ubytków to jeszcze raz tę wartość odejmie i zrobi się bałagan. Z pamiętaniem nie jest tak źle. Ja mam takie nieistniejące numery jeszcze z czasów kiedy tu nie pracowałam. Przy skontrum zawsze zaglądam do poprzedniego skontrum i w ten sposób nie zapominam o nieistniejących numerach. A dla księgowych budżet, rzecz święta i chociaż logicznie dla nas to bzdura to jednak w wielu zespołach obie szkoły są rozliczane osobno i nie ma sensu z tym walczyć.

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Bing [Bot], Google [Bot] i 15 gości