frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 15:49

Witam wszystkich forumowiczów! Pracuję w bibliotece od 2 lat, a zasoby MOLa "odziedziczyłam" po porzedniej bibliotekarce. Od czego zacząć?
- Sprawdziłam zgodność danych z ksiąg papierowych z tymi w MOLu- poprawiłam ewentualne błędy i różnice;
- Ubytków z ksiąg papierowych nie spisywałam do MOLa,bo tak robiła moja poprzedniczka;
- Zaczęłam wklejać do książek kody kreskowe i podłączać je z opisami w MOLu.
Jednak daleka droga jeszcze....
Program nie liczy ile wynosi wartość księgozbioru, ponieważ jeszcze nie wpisałam od jakiej kwoty powinien liczyć...
Nie jestem pewna czy wszystkie ceny są poprawnie wprowadzone i czy zostały wzięte pod uwagę zasady MOLa dotyczące denominacji!
Panie wprowadzające przede mną dane (jeszcze pod DOSem), ustawiały daty wpisu takie jak w księgach. Tak więc początkowe numery inwentarzowe wpisane są... jakby w roku 1948!!!!!!!!!!
Poradźcie coś, doświadczeni MOLowi BIbliotekarze!
Jak to ugryźć, jak po kolei wprowadzić zmiany!?
Co najważniejsze, od czego zacząć? Jakich błędów uniknąć?
Liczę na życzliwość i chęć podzielenia się wiedzą!
Pozdrawiam serdecznie (lekko załamana, może to przez pogodę?)
:roll:

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 17:32

Nie bardzo cię rozumiem... przyznam.
1. Dane z wydruku MOLa powinny się zgadzać z danymi w księgowości.
Masz zgodność??
2. Co to znaczy "poprawiłam " dane.. ? Znalazłaś błędy /różnice między papierową księgą a wpisem w MOL? Wtedy w księgowości zgodności być nie może...
3. Przed denominacją wprowadzane woluminy powinny mieć datę .. przed denominacją. Jeśli wprowadzający ustawiał dokładne daty takie, jak w papierowych księgach, chwała mu za to. Można po prostu ustawić satę na 30 grudnia przed denominacją.
4. Różne są metody wprowadzania danych do bazy MOL. Przyznam, ze nie rozumiem systemu wpisywania samych aktualnie istniejących woluminów. Ten system nigdy nie wykazuje całości zbiorów, ubytków i nabytków.

Wprowadzałam żmudnie, ale mam porządek/ nie neguję, że inni mają porządek innymi metodami pracując ;) Stwierdzam tylko, że ..ja mam porządek i jestem zadowolona:

Wprowadziłam wszystkie nabytki. Potem wszystkie ubytki. Mam stan faktyczny na każdy okres jaki wskażę do podliczenia. Wprowadzam dane dalej, na bieżąco.

Logicznie rzecz biorąc, jeśli ktoś wprowadził same aktualne woluminy, po porównaniu z księgowością danych powinien mieć ten sam wynik.

5. Co znaczy, ze nie jesteś pewna, czy ktoś wprowadzał dane przed denominacją prawidłowo- odwołuję się do porównania danych z księgowością, u mnie 2 razy w roku. Jeśli dane nie byłyby zgodne, prawidłowe, byłyby róznice.
6. MOL jest od tego, by nam podliczał bieżący stan na zawołanie. Mój MOL to robi perfekcyjnie, lubię go za to. Podlicza za wskazany okres i od numeru 1 do ostatniego- to MUSI być zgodne z wpływami i ubytkami- oraz w porónaniu do księgowych zapisów.

Pozdrawiam

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 18:07

To jeszcze raz :)
1. i 2. Dotychczas wszystko prowadzone było "na papierze". Zatem MOL istniał jako "martwa" baza, nieużywana. Wszystkie wyliczenia dla księgowości robi się na podstawie "papierów". Sprawdzałam papierowe księgi inwentarzowe - te od lat prowadzone - czy się zgadza z tym co w MOLu. Były np. takie sytuacje, że książka na półce, wpisana w księdze inwentarzowej, a w MOLu pominięta, jakby jej nigdy nie było! Dopisałam. To właśnie znaczy "poprawiłam dane".
3. Jest taki moment około-denominacyjny, że część książek jest w cenach nowych, część w starych i nie trzyma się to dokładnie tej daty, o której mówi MOL - jak dacie granicznej.
MOL nie policzy mi dobrze wartości księgozbioru, bo ubytki nie były wprowadzane. Tak robiły przede mną panie bibliotekarki. Teraz już chyba nie jest to do nadrobienia, bo MOL sam nadaje numery ubytkom, więc nie można się cofnąć... czy o czymś nie wiem? Można?
Wiem, że można wpisać wartość ubytków do której ma dodawać te kolejne, które będą zubytkowane i będzie OK.

Czasem myślę, że wolałabym wszystko od początku zrobić, ale szkoda tej już wykonanej roboty. A tak? Rozgrzebane jest i ... nie wiem w którą stronę podążyć, żeby z tego wyjść....

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 18:37

1. :) Robisz prawidłowo, porównując dane i je uzupełniając.
Przy okazji, jeśli bedzie trzeba tu wyjaśniać nieścisłosci, trzeba napisać protokół rozbiezności, z ujęciem problemów, wskazaniem rozwiazania.
Poprzedniczki twoje powinny starannie wprowadzać dane, po kole. Widzisz, przy wpisywaniu jak moje- a przyjęłam tą wersję propozycji tworzenia bazy danych, proponowaną przez Vulcan, od razu widzisz jaki numer wpisujesz. Wpisuje się po kolei wszystko, później ubytki

I w tym momencie u ciebie, jeśli były dane tylko faktycznie istniejących woluminów, powinno się to zgadzać: dane papierowe i wydruk z MOLa, oczywiscie widok byłby: same zbiory na czysto /bez ubytków, czyli stan "netto"

3. Ceny przed denominacją łatwo sprawdzić, jeśli w papierowej księdze masz daty, jak nie, sięgnij do rachunków/ faktur.
Na fakturach, na protokołach wszelkich /np. darów/ powinny być opisy: wpisano do księgi pod numerem... , data.. data faktury, Tu: ustalisz sobie datę PRZED denominacją, w twoich zbiorach. Czyli znajdziesz numer woluminu, jaki był ostatni wpisany przed denominacją.
Tu też sprawdzisz, czy właściwie masz wpisane dane zł w MOLu: porównasz dane przed tym numerem z wpisami w bazie danych elektronicznej. Data co do dnia przed denominacją nie ma znaczenia, byle była PRZED nią.

4. Jako że ja mam inaczej wprowadzoną komputerową bazę danych, myślę po prostu co powinnaś zrobić, skoro masz inaczej.
Nie wiem po co paniom /których nie znam. / baza danych, której nie ma jak /bo nie ma faktycznych danych/ wydrukować jako bieżący stan... Tu jestem zdziwiona. Twórczością.. ale może czegoś nie kumam..
Świat bywa zadziwiajacy...
... jeżeli wprowadzisz wszystkie zbiory faktycznie istniejące, wszystkie z zapisów w księdze, powinnaś uzyskać bieżący stan od razu bez ubytków.Ten stan MUSI być zgodny ze stanem "netto" mówiąc potocznie, jak moja księgowa, ze stanem papierowych ksiąg. MUSI.
Od tej daty wprowadzasz zarówno nabytki jak i ubytki na bieżąco, po prostu nie masz w takim systemie obrazu całości zbiorów od początku istnienia. /często zbiory z pierwszych lat, przed rokiem 1945, trudno wprowadzać, bywają wpisywane cząstkowo, brak faktur./

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 20:04

Aqa, tak właśnie zrobię jak radzisz. I zobaczę jakie mi wyjdą "kwiatki". Marzeniem moim jest, żeby to wszystko się zgodziło co do grosza!
Dzięki za szybką odpowiedź. Dziś po prostu poczułam totalną samotność nad MOLem.... i wtedy pomyślałam o forum!

Mam wiele problemów w bibliotece, nie tylko z MOLem.
Np. w miejsce zagubionych książek dopisywane były (tak , tak pod starym numerem!!!!) nowe pozycje. A w książce tej "za zagubioną" dopisek "podstawiona". Jest taki absurd, że jak wydawnictwo się nie zgadzało (najczęściej!), to było przekreślone i długopisem dopisane to, które widnieje w księdze inwentarzowej. "Żeby się zgadzało"... Załamka, nie wspomnę, że i ilustratora moja twórcza koleżanka (której nawet nie poznałam, bo poszła na emeryturę) potrafiła zmienić na Szancera, choć tamtemu daleko do mistrzostwa wspomnianego!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Eh.....
Pozdrawiam mimo wszystko :)

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Znowu MOL!

czwartek 19 wrz 2013, 22:12

W kwestii skresleń w księgach- sama nic nie skreślaj z czasu przed twoim przejęciem zbiorów. To są dokumenty.
Jednak możesz sobie sporządzić /na potrzeby potencjalnej rozmowy z dyrekcją i księgowością/ spis przykładowych błędów /zapisano pod nr ...., faktycznie powinno być.. przekreślono..., nie można odczytać prawidłowych danych numeru.../
Jak już uzgodnisz sama sobie stan z papierowych ksiąg z bazą danych MOL, możesz poprosić księgowość o tzw. korektę zbiorów, przyjęcie stanu wg wskazań zaprowadzonej bazy danych MOL.

Korektę robi się protokolarnie, z akceptacją dyrekcji, po wcześniejszym bezdyskusyjnym ustaleniu stanu faktycznego zbiorów i przyczyn rozbieżności.

Miłego dnia. Nie łam się, wszyscy mamy masę problemów, z każdego kąta wyłażą niepotrzebne nikomu. Pamiętaj: Nigdy nie jest tak źle, by gorzej być nie mogło.
Czy tez ulubione powiedzonko mojej córki:
" obojętnie czy wstaniesz lewą nogą, czy prawą, słoneczko wstanie na wschodzie a zajdzie na zachodzie"
C ' est la vie.

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

piątek 20 wrz 2013, 08:35

Pomysł z przykładowymi błędami na liście jest dobry! Jest tego sporo i zajmuje mnóstwo czasu!
Zajrzałam MOLowi w oczy i w stare szpargały - rozbieżność jest duża! Jak 10 moich pensji! :)
Dobra, szukam teraz powodów. Może jest to problem w "zaokrąglaniu" starych cen?
Ale nie wiem czy byłaby aż taka różnica!
Dzięki za wsparcie.
Otwieram księgi....
Mam tylko 2 godziny, bo... jest coś wazniejszego niż moje problemy z księgozbiorem!
Sprzątanie świata!!!!!!!!!!!!! Tak, dziś!
A kto posprząta w MOLu?
:mrgreen: Pozdrawiam

asma14
Posty: 108
Rejestracja: środa 25 lut 2009, 12:45

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 12:40

Witam,
skończyłam wpisywać już książki do MOLa, robiłam to wg ksiąg inwentarzowych, zarówno daty jak i ceny. Zostały mi tylko ubytki, ale to idzie szybko. Jednak zaczęły się schody. A mianowicie, gdy porównuję wartość księgozbioru w MOLu z księgami inwentarzowymi wychodzą mi straszne różnice. Chyba, że coś źle robię. Wartość ks. w MOLu sprawdzam w zakładce GROMADZENIE/WARTOŚĆ ZB/KSIĘGOZBIÓR/WYBÓR ZAKRESU/POTWIERDZENIE WYBORU i wychodzi mi, że mój księgozbiór wart jest ponad 9 milionów, gdzie w rzeczywistości trochę ponad 40 tys. Co źle zrobiłam, przecież niemożliwym jest, bym aż tak się pomyliła w kwotach. Jestem zrozpczona i wściekła, bo nie chciałam MOLa, ale dyrektor się uparł. Same kłopoty z tym programem. Proszę powiedzcie, gdzie mam szukać błędów

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 13:07

Asmo 14, MOL jest fajnym programem, naprawdę.

1. Czy wprowadzałaś dane z uwzględnieniem progu denominacji??? Bardzo ważna kwestia. Przed denominacją ceny wszystkiego były zwariowane, milionowe.
2. Wartość zbiorów da się realnie porównać dopiero po skończeniu wprowadzania danych: zarówno wpływów jak i ubytków.
Dlatego, że np. ubytki wprowadzasz po kolei z ksiąg inwentarzowych- ale przecież były ubytkowane zupełnie inaczej w ciągu istnienia zbiorów biblioteki, np.: możliwe, że najwięcej ubytków wprowadzono w latach 2010-12 z zakresu lat 1960-70,
ty wykreślasz kolejno, będziesz miała realny wynik po wprowadzeniu całości.
3. Najpierw sprawdź daty -czy przestawiłas datę na przed 31 XII 1994 dla "starych" cen, potem czy masz daty po 1 stycznia 1995 dla cen "nowych".

Wprawdzie 1 stycznia 1995 zbiorczo denominowaliśmy stary księgozbiór, jednak przy ubytkowaniu zbiorów ciągle trzeba pamietać o dzieleniu ubytkowanych woluminów na te ze "starych " cen i "nowych" cen. Stare spisujemy- denominujemy całość w protokole na raz, kończąc spis danej partii. Do zdenominowanych cen "starych" dopiero spisujemy te z "nowymi " cenami.
Czy tu nikt nie popełniał błędów? Nie wiem

Może to wiesz- ja nie wiem co ty wiesz :)

4. . MOL sam denominuje, ale jeśli się wprowadzi właściwie dane: do roku 1995 z zaznaczeniem daty przed 31 XII 1994, potem "nowe" ceny z datą po 1 I 1995 r.
MOL przejmuje bazę danych z sekretariatu /uczniowie/, pozwala na wyprowadzenie katalogów do każdego pomieszczenia z komputerem, pokazuje stan zbiorów na bieżąco za zawołanie, strukturę zbiorów.. itp.
Fajnie, że dyrektor "się uparł" ;), wybacz, sama zobaczysz ile z tego pozytywu.

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 15:37

Dzięki za porady, każda dla mnie na wagę złota!
A złoto teraz w cenie.
Sprawdzam wciąż (robiąc też inne rzeczy), każdy znaleziony błąd motywuje mnie
do dalszych poszukiwań!
Nie mam wprowadzonych wszystkich ubytków, panie przede mną wprowadzały tylko te książki,
które ubytkami nie były, czy da się to nadrobić?
MOL nadaje ubytkom kolejne numery, a czy ja mogę zrobić ubytek nr 1?
Pozdrawiam :lol:

Augustowianka
Posty: 234
Rejestracja: piątek 15 lut 2013, 14:19

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 16:42

Nie możesz, trzeba wprowadzić do MOL-a wartość wszystkich ubytków na podstawie papierowych rejestrów ubytków i wpisać do MOL-a numer ostatniego ubytku w papierowym rejestrze. I od tego momentu, jeśli będziesz spisywać jakieś zniszczone lub nieaktualne książki, to ubytkujesz je już tylko w MOL-u.
Ja tak zrobiłam i uniknęłam żmudnego wpisywania 17 tys. ubytków z papierowych ksiąg. Jeśli potrzebujesz informacji, jak to zrobić krok po kroku, to służę pomocą.

asma14
Posty: 108
Rejestracja: środa 25 lut 2009, 12:45

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 17:36

Dziękuję Aqa za podpowiedź. Raczej pilnowałam dat, ale jeszcze sprawdzę. Może faktycznie gdzieś pomyliłam się. Znalazłam wcześniej błąd w pozycji, która powinna być z 1948 r., a jest z 2012 r., niestety już zubytkowana. Nie można jej już poprawić? I co w związku z tym? Kwota niewielka, bo 9 zł, ale już coś się nie będzie zgadzało. Wprowadzę wszystkie ubytki i wtedy porównam wartość MOLa z księgami papierowymi. Z obaczymy co za kwiatki mi wyjdą.
I tu moja prośba do Augustowianki. Cytując Twój post:"Nie możesz, trzeba wprowadzić do MOL-a wartość wszystkich ubytków na podstawie papierowych rejestrów ubytków i wpisać do MOL-a numer ostatniego ubytku w papierowym rejestrze. I od tego momentu, jeśli będziesz spisywać jakieś zniszczone lub nieaktualne książki, to ubytkujesz je już tylko w MOL-u.
Ja tak zrobiłam i uniknęłam żmudnego wpisywania 17 tys. ubytków z papierowych ksiąg. Jeśli potrzebujesz informacji, jak to zrobić krok po kroku, to służę pomocą" Mogłabym też prosić o pomoc, tak krok po kroku? Wprowadziłam już ok 1800 ubytków, ale jeszcze zostało mi około 10000. Z góry dziękuję za rady. Trzymajcie proszę kciuki, bo płakać mi się z powodu tego MOLa. Ale mam nadzieję, że kiedyś się będę z tego śmiać.

halinah
Posty: 940
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 19:03

Jeszcze wprowadzam dane do MOLa. Mam ok. 15000 ubytków. Ponieważ w papierowych protokołach ubytków było mnóstwo błędów (min. ta sama książka ubytkowana w różnych protokołach trzy razy i... stojąca na półce - to jeden z przykładów), nie mogę wprowadzić ich "zbiorczo". Planuję wprowadzanie ubytków metodą już tu kilkakrotnie przedstawianą - przepraszam, nie pomnę autorki. Zamiast danych książki ubytkowanej wpisywać "ubytek" i podawać (zgodnie z zapisami w księdze inw.) wartość książki i rok jej wpisania do inwentarza (przed lub po denominacji), a potem od razu odpisywać ze stanu. Dopiero później czeka mnie uzgodnienie stanu księgozbioru z księgową. Tzn. myślę, że to Ona przyjmie jakąś swoją "notą księgową" czy czymś podobnym, ustalony przeze mnie stan. Ja mogę odpowiadać za wartość księgozbioru z czasu mojej pracy. Za wcześniejsze wartości nie odpowiadam. A MOL policzy wszystko dokładnie.

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 20:38

Asmo :) Mam to samo, po prostu płakać się chce, gdy różnica wynosi - między MOLem a papierowymi księgami aż 20 000. I to w nowych złotych! Załamka, MOL ma więcej kasy. Czyżbym dołożyła??? :) Nie przypominam sobie.
MOL może jest fajny, ale najgorsze to poprawianie po kimś..... błędów mnóstwo, nawet literówek typu "Adam Bachdaj"...
Ja jeszcze sprawdzam, jestem w piątej księdze. Znalazłam jakieś błędy, np. zbyt "nowa" data, a książka stara... ale czy wyjaśni się ta różnica finansowa?
U mnie jest tak, że nie mam kontaktu z księgową, wszystko załatwiam przez "kierownika gospodarczego", a ten, a raczej "ta" - oporna jest......
Czuję się jak w potrzasku Molowym......
POrady Wasze czytam z radością, że ktoś chce, ma ochotę podzielić się czasem, wiedzą, doświadczeniem :)
:D
Tak trzymać!
Jestem mocno zainteresowana ustawieniem ubytków krok po kroku! Wiem nawet jaka tam powinna być suma! Też mam, tak jak Asma - ubytek stary a z nową datą zubytkowany i ... kicha...... 14 zł leci jako nowe, a powinno być przed denominacją! Płakać.....

frog
Posty: 10
Rejestracja: czwartek 19 wrz 2013, 15:39

Re: Znowu MOL!

wtorek 24 wrz 2013, 20:43

Słuchajcie moje MOLowe Panny :)
Czy macie jakoś w MOLu podzielony inwentarz na księgi np. księga 1, 2? Numeracja miałaby odpowiadać księgom papierowym......
czy mi się coś myli z innym tematem?

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Obecnie na forum nie ma żadnego zarejestrowanego użytkownika i 7 gości