magdu
Posty: 5
Rejestracja: poniedziałek 02 paź 2017, 10:16

problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 10:22

Czy ktoś może mi poradzić, co w danej sytuacji należy zrobić?

Podczas skontrum okazało się, że stan ewidencji księgozbioru jest większy o niecałe 50 złotych w stosunku do tego w księgowości. Problem prawdopodobnie pojawił się wiele lat temu, ale kolejne osoby "zamiatały to pod dywan" i tak to trwa. Obecnie trzeba przekazać księgozbiór innej szkole i chciałabym, by ten błąd został wyprostowany. Nie wiem jednak, jak napisać wyjaśnienie. W Księdze Inwentarzowej nie znajduję błędu, nie mam natomiast i mieć nie będę możliwości porównania dowodów wpływu z odpowiednimi fakturami i protokołami w księgowości (samej sprawdzić mi nie pozwolą, to oczywiste, księgowa natomiast odmawia, bo nie ma na to czasu - jest w trakcie likwidacji dwóch dużych miejskich jednostek, bilansu i po dwóch przeprowadzkach, więc archiwum ma w totalnej rozsypce). Jak w tej sytuacji mogę napisać wyjaśnienie, które pozwoli dodać do stanu księgowego biblioteki te brakujące w zapisach księgowości niespełna 50 zł?

Pozdrawiam i z góry dziękuję za pomoc!

Zielona
Posty: 106
Rejestracja: wtorek 21 lis 2006, 13:28

Re: problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 11:53

Spróbuj znaleźć u siebie dowód wpływu na podobną kwotę. Może poprzedni bibliotekarz zapomniał donieść jakiś dowód wpływu, albo księgowa coś przeoczyła.

EMT
Posty: 305
Rejestracja: niedziela 10 kwie 2016, 17:13

Re: problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 12:38

A jaki było podczas ostatniego skontrum? Czy wartość ewidencyjna u Ciebie i ta w księgowości zgadzały się? I kiedy było to skontrum?

magdu
Posty: 5
Rejestracja: poniedziałek 02 paź 2017, 10:16

Re: problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 14:20

Zielona pisze:Spróbuj znaleźć u siebie dowód wpływu na podobną kwotę. Może poprzedni bibliotekarz zapomniał donieść jakiś dowód wpływu, albo księgowa coś przeoczyła.
Próbowałam już tego, ale nie znalazłam niczego na odpowiednią kwotę.

magdu
Posty: 5
Rejestracja: poniedziałek 02 paź 2017, 10:16

Re: problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 14:22

EMT pisze:A jaki było podczas ostatniego skontrum? Czy wartość ewidencyjna u Ciebie i ta w księgowości zgadzały się? I kiedy było to skontrum?
Sadzę, że błąd ten został wykryty wiele lat temu przez inną osobę (prawdopodobnie w 2009 lub wcześniej), ale nie został wyjaśniony niestety.

Maria
Posty: 3338
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

Re: problem podczas skontrum

poniedziałek 02 paź 2017, 19:23

Dziwna sprawa, taki błąd zazwyczaj wychodzi przy rocznym uzgadnianiu sprawozdań. Jak to możliwe, że na koniec roku stany się zgadzały a podczas skontrum wychodzi błąd? tak czy inaczej musisz porozmawiać z księgową.

Aqa
Posty: 2293
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: problem podczas skontrum

wtorek 03 paź 2017, 08:01

Powodów może być wiele. Jak pisze Maria, stany finansowe zbiorów powinny być uzgadniane z księgowością raz w roku. Wtedy ewentualnego błędu szuka się w obrębie roku: faktury, protokoły, wpis do ksiąg. Przyczyny błędu w tej chwili są trudne do odszukania, jeśli nie było faktycznego porównywania stanu z księgowością. Mogą to być: niewykreślone pozycje z ubytków, źle wpisana suma nabytku, pominięty jakaś pozycja z przyjmowania i podobnie.
Masz "papierowy" system prowadzenia dokumentacji, czy komputerowy? Pytam z ciekawości, do sprawy to nic nie wnosi.
Podejrzewam, że z księgowością nie da się z sensem rozmawiać, to królowa szkoły, która zawsze u siebie ma zgodność, a błędy są sprawą "przestępców" w innych rejonach pracy. I tu też może być błąd, może to księgowa coś źle zaksięgowała?

Moja matka, księgowa, pomogła mi kiedyś wyjść ze stanu niezgodności zapisu w przejętej przeze mnie bibliotece "papierowego" systemu, a stanem w księgowości umieszczonej w budynku OP /zbiorczej dla szkół/ Dobrze, że się z nimi znała, bo przesiedziała w ich archiwum kilkanaście dni, znalazła podwójnie naniesiony jakiś protokół na sporą sumę /wtedy/, napisałam protokół korekty z powodu niezgodności w zapisach między szkołą a księgowością OP. Przyznam, że sama bym tego nie znalazła, nawet mając wstęp do księgowości-archiwum, bo trzeba się znać na ich prowadzeniu dokumentacji, zupełnie innej niż nasza- uproszczona.

Nie wiem, co ci radzić, rozmowę z dyrekcją, że jest tak i tak, a nie chcesz wprowadzać zakłamanej dokumentacji i ukrywać błędu gdzieś- niekoniecznie u ciebie. Jeśli to przekazanie bibl.-szkoły, a nie jesteś w stanie wyjaśnić błędu, nie widzisz go w swoich dokumentach, napisałabym formalnie pismo wyjaśniające, jeśli dyrekcja zechce ciebie obsuwać za niezgodność /nie wykluczamy błędu po żadnej stronie, tylko chcemy wyjaśnienia/, w nim o powodzie napisania pisma i stwierdzenie, że niemożliwe jest porównanie samodzielnie stanu w bibl. i księgowosci.

magdu
Posty: 5
Rejestracja: poniedziałek 02 paź 2017, 10:16

Re: problem podczas skontrum

piątek 06 paź 2017, 10:09

Aqa pisze:Powodów może być wiele. Jak pisze Maria, stany finansowe zbiorów powinny być uzgadniane z księgowością raz w roku. Wtedy ewentualnego błędu szuka się w obrębie roku: faktury, protokoły, wpis do ksiąg. Przyczyny błędu w tej chwili są trudne do odszukania, jeśli nie było faktycznego porównywania stanu z księgowością. Mogą to być: niewykreślone pozycje z ubytków, źle wpisana suma nabytku, pominięty jakaś pozycja z przyjmowania i podobnie.
Masz "papierowy" system prowadzenia dokumentacji, czy komputerowy? Pytam z ciekawości, do sprawy to nic nie wnosi.
Podejrzewam, że z księgowością nie da się z sensem rozmawiać, to królowa szkoły, która zawsze u siebie ma zgodność, a błędy są sprawą "przestępców" w innych rejonach pracy. I tu też może być błąd, może to księgowa coś źle zaksięgowała?

Moja matka, księgowa, pomogła mi kiedyś wyjść ze stanu niezgodności zapisu w przejętej przeze mnie bibliotece "papierowego" systemu, a stanem w księgowości umieszczonej w budynku OP /zbiorczej dla szkół/ Dobrze, że się z nimi znała, bo przesiedziała w ich archiwum kilkanaście dni, znalazła podwójnie naniesiony jakiś protokół na sporą sumę /wtedy/, napisałam protokół korekty z powodu niezgodności w zapisach między szkołą a księgowością OP. Przyznam, że sama bym tego nie znalazła, nawet mając wstęp do księgowości-archiwum, bo trzeba się znać na ich prowadzeniu dokumentacji, zupełnie innej niż nasza- uproszczona.

Nie wiem, co ci radzić, rozmowę z dyrekcją, że jest tak i tak, a nie chcesz wprowadzać zakłamanej dokumentacji i ukrywać błędu gdzieś- niekoniecznie u ciebie. Jeśli to przekazanie bibl.-szkoły, a nie jesteś w stanie wyjaśnić błędu, nie widzisz go w swoich dokumentach, napisałabym formalnie pismo wyjaśniające, jeśli dyrekcja zechce ciebie obsuwać za niezgodność /nie wykluczamy błędu po żadnej stronie, tylko chcemy wyjaśnienia/, w nim o powodzie napisania pisma i stwierdzenie, że niemożliwe jest porównanie samodzielnie stanu w bibl. i księgowosci.
Jest dokładnie tak jak piszesz. U siebie błędu nie znajduję, a w księgowości nikt mi nie pozwala szukać. Podobnie poradziły mi dziewczyny z naszej miejscowej biblioteki pedagogicznej. Napiszę wyjaśnienie, jak to wygląda od mojej strony i prawdopodobnie skończy się to tak, że ustalimy z księgowością stan księgozbioru.
Dziękuję za życzliwość i pomoc!

magdu
Posty: 5
Rejestracja: poniedziałek 02 paź 2017, 10:16

Re: problem podczas skontrum

piątek 06 paź 2017, 10:13

Dziękuję wszystkim za zaangażowanie!

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Bing [Bot], Google [Bot], Majestic-12 [Bot] i 14 gości