Gość1

Brak faktur - jak przyjąć książki?

czwartek 16 cze 2011, 11:57

A ja mam takie pytanie. Moja poprzedniczka strasznie zaniedbała bibliotekę - poginęły książki, faktury itd. Założyłam nową księgę inwentarzową, wpisałam od nowa książki, ale nie mam na nie dowodu wpływu, czyli faktur (poza nielicznymi wyjątkami). Co robić w takiej sytuacji? Oczywiście mogę wpisać te książki jako darowiznę, ale żeby 3/4 biblioteki składało się z darowizn - w to nikt nie uwierzy. Zatem pytam: czy mogę pozostawić rubrykę dotyczącą nr dowodu wpływu pustą? W razie czego mogę się wytłumaczyć, że nie moja wina, że faktury poginęły. Co radzicie?

Juliusz Wasilewski
Posty: 716
Rejestracja: niedziela 09 kwie 2006, 16:06
Kontakt: Strona WWW

czwartek 16 cze 2011, 12:20

Kolejny raz apelujemy, żeby wątkom nadawać tytuły które coś mówią o tematyce wątku. Będzie to z korzyścią dla wszystkich, zwłaszcza dla autora
Tytuł "pytanie" nie mówi nic, poza tym, że na końcu jest znak zapytania.

halinah
Posty: 940
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

czwartek 16 cze 2011, 13:41

A na jakiej podstawie założyłaś nowe księgi inwentarzowe? Polecenie dyrektora? Wtedy mogłabyś odpowiednio opisać protokoły przyjęcia książek (które sama sporządzisz). :)

Maria
Posty: 3352
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

czwartek 16 cze 2011, 13:58

Pozwoliłam sobie zmienić tytuł wątku, ale do rzeczy: należy zacząć od tego w jaki sposób przyjęłaś bibliotekę, czy dyrektor wie o tym jaki "porządek" panował w bibliotece i w związku z tym czy zobowiązał Ciebie do uporządkowania spraw. Takie rzeczy ustala się z dyrektorem, najlepiej przedstawić rzecz na piśmie, plus sprawy finansowe do księgowej. Po uzyskaniu akceptacji należy przedstawić plan działania, a wobec takiej sytuacji nikogo nie dziwi nawet 100 % zbiorów pochodzących z darów.

Gość

piątek 17 cze 2011, 08:08

"A na jakiej podstawie założyłaś nowe księgi inwentarzowe? Polecenie dyrektora? Wtedy mogłabyś odpowiednio opisać protokoły przyjęcia książek, które sama sporządzisz".

A jak opisać te protokoły przyjęcia książek?

halinah
Posty: 940
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

piątek 17 cze 2011, 11:51

Np.:
Protokół zbiorów biblioteki szkolnej...
Spis z natury księgozbioru...
Wykaz uporządkowanych zbiorów....
Dlatego pytałam, na jakiej podstawie działałaś. Jeśli to dyrektor wydał Ci polecenie, to sformułuj tytuł protokołu tak, jak z polecenia wynika. Swoją drogą - nie zazdroszczę. :?

Gość1

odpowiedź

piątek 17 cze 2011, 12:51

Recz w tym, że nie konsultowałam tego z dyrektorem, co było błędem. Było minęło. A czy muszę wpisywać numer dowodu? W razie czego jestem kryta - nie moja wina, że faktury zginęły; nie mogę odpowiadać za stan księgozbioru swojej poprzedniczki. Robienie protokołów darowizn byłoby w pewnym stopniu nadużyciem, bo chodziłoby tylko o to, żeby te protokoły były, a rubryka w księdze inwentarzowej została zapełniona. Czy nie mam racji?

halinah
Posty: 940
Rejestracja: poniedziałek 04 gru 2006, 13:23

piątek 17 cze 2011, 14:14

To nie będą protokoły darowizn. To będą protokoły książek, które biblioteka miała na stanie.
A swoją drogą - nie rozumiem, czemu założyłaś nowe księgi inwentarzowe, zamiast uporządkować stare (wykreślić braki, dopisać niewpisane). Ale już po wszystkim i nie ma o czym mówić.

Gość1

piątek 17 cze 2011, 18:06

Stare księgi (część) poginęły jak faktury; coś tam było, ale nie sposób byłoby się w tym wszystkich połapać. Jak wygląda taki protokół? Masz może jakiś wzór?

Maria
Posty: 3352
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

Re: odpowiedź

piątek 17 cze 2011, 19:30

Gość1 pisze:Recz w tym, że nie konsultowałam tego z dyrektorem, co było błędem. Było minęło. A czy muszę wpisywać numer dowodu? W razie czego jestem kryta - nie moja wina, że faktury zginęły; nie mogę odpowiadać za stan księgozbioru swojej poprzedniczki. Robienie protokołów darowizn byłoby w pewnym stopniu nadużyciem, bo chodziłoby tylko o to, żeby te protokoły były, a rubryka w księdze inwentarzowej została zapełniona. Czy nie mam racji?
Niestety, nie o wypełnianie rubryk tu chodzi i protokoły. Biblioteka szkolna nie jest odrębną instytucją a bibliotekarz nie jest jej panem i władcą to sa sprawy finansowe za które odpowiada dyrektor szkoły. Na nic nie jest za późno.... Warto to wyjaśnić. W razie czego wcale nie jesteś kryta ponieważ jak udowodnisz, że kiedy przejęłaś bibliotekę, był bałagan, brakowało ksiąg czy faktur? Czy było skontrum, masz protokół zdawczo-odbiorczy? Jeżeli przygotujesz protokół np " zbiorów nieewidencjonowanych" musisz to wycenić, stan finansowy musi zgadzać się z księgowością....

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

piątek 17 cze 2011, 19:33

Ja się często dziwię, jak to możliwe, by tak były prowadzone dokumentacje. Ja pracuję ponad 20 lat, a co rok mam spotkanie z dyrem - hospitację, ogląda dokumenty, jest zainteresowany moimi z księgową uzgodnieniami. Na bieżąco.
Miałam kiedyś problem ze stanem zbiorów, gdy wprowadziłam dane do MOLa, nie zgadzał się stan kartkowy /księgi fizycznie+ protokoły+ubytki/z tym, co podliczał program. Wyprowadziłam to, również dzięki konsultacjom na forum.

W twoim przypadku bym zastosowała podobną technikę.- Logicznie rzecz biorąc, porozmawiałabym z dyrektorem o problemach, wszystkich, przygotowując oczywiscie propozycje rozwiązania. /dyrektor może mieć inną/
Ja bym kupiła program komputerowy, jakiś, jest kilka dobrych na rynku. Wprowadziła dane - co oczywiscie, potrwa, potem spisała protokół korekty. Taki protokół ci mogę podrzucić.

Porządkowanie z komputeryzacją trwa, u mnie 5 lat, jednak korzyści są niewspółmierne: uporządkowany stan, sporo danych uzyskanych na każde żądanie: stan zbiorów fizyczny i ilościowy, struktura, dane statystyczne..
Tu-już nie martwiłabym się brakiem faktur. Stan byłby wyprowadzony na dzień X- od tego dnia prowadzisz bibliotekę ze wszystkimi protokołami, wpływami i ubytkami.
A swoją drogą, przyjmując bibliotekę, popełniamy błędy /ja też byłam młoda przyjmując, bez mojego udziału w skontrum, bez kontaktu z poprzedniczką, jednak u mnie dyrektorka była na tyle porządna, że sama stwierdziła, ze nie może oczekiwać ode mnie podpisania odbioru biblioteki w stanie takim czy innym. po 2 latach było skontrum/ - przyjmując zbiory bez protokołu stanu faktycznego.

Gość1

odpowiedź

sobota 18 cze 2011, 16:24

Jeszcze raz: nowe księgi inwentarzowe mam założone; większość książek wycenionych wedle cen rynkowych (korzystałam tu z internetu). Jedyne co mi brakuje to właśnie dowody wpływu. Co z tym fantem zrobić?
(Co do programu komputerowego to od kilku lat mam Mola, a książki wprowadzam na podstawie tych nowych ksiąg inwentarzowych, ale to nie rozwiązuje problemu, bo i w tym programie jest rubryka, gdzie trzeba wpisać numer dowodu wpływu. A jeśli chodzi o prowadzenie biblioteki przez moja poprzedniczkę, to sama byłam w szoku, że tak zaniedbała bibliotekę i że nikt się tym nie przejmował. Ja chce to wszystko naprawić, żeby nie mieć jakichś problemów w razie czego).

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

sobota 18 cze 2011, 17:00

Rozumiem, że chcesz zrobić porządek.:)
Jednak..
Jeśli chcesz to zrobić zgodnie z przepisami, nie powinnas sama wyceniać ksiażek.
/Wielu z nas to robi, ale w innej sytuacji- mamy np. za zagubione książki, nie są nowiutkie,ale b. dobre, wyceniamy, chociaż prawnie powinniśmy mieć komisję wyceny,m powołaną przez dyr, sami przyjmujemy wyłącznie ceny nowych zbiorów/
W takim przypadku, jak piszesz- również powinna to wycenić komisja. Jeśli nie ma faktur, innych dokumentów wpływów/ubytków- to jak mieć stan wyliczony? Skontrum- odcedzić co jest co nie ma, wtedy założenie ksiąg do stanu faktycznego, ale komisja dokonuje wyceny, protokolarnie-to będzie dowód. I protokolarnie stwierdza się stan taki i taki od dnia XX.

Nie sam dowód wpływu jest tu najważniejszy. Ja go nie mam wpisanego od 1918 r. do 1989, ponieważ nikt nie opisywał rachunków, nie ma rachunków z lat do 1950/ Ale są kompletne księgi inwentarzowe, na ich podstawie -i skontrum, uporządkowany został zbiór.

W twoim przypadku porozmawiałabym z dyrektorem/ką /kogo tam masz/ -bo to on /ona odpowiada za szkołę, wypracowała protokół startu od chwili założenia tych ksiąg, co zrobiłas. ponieważ stan zbiorów ustala się z ksiegowoscią, na podstawie faktur/ rachunków wcześniej, protokołów- które maja obydwie strony.
Ty i księgowość. Uporządkowanie u ciebie, w postaci samodzielnie wycenionych zbiorów, bez protokołów- nie pozwoli na ustalenie stanu z ksiegowoscią- bo na podstawie czego?? Ona/księgowa/ musi mieć konkretny powód ceny takiej czy innej i wyliczenia stanu.

Gość1

odpowiedź

sobota 18 cze 2011, 21:07

Czyli żeby miała księgowa powód, że wyceniłam tak a tak ksiegozbór, co powinnam oprócz protokołu (jednego?) komisji wyceny księgozbioru?

Aqa
Posty: 2295
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

niedziela 19 cze 2011, 09:39

Widzisz- w każdej sytuacji za całą szkołę odpowiada dyrektor. On też podejmuje ostateczne decyzje w kwestiach takich jak piszesz.
Ja widzę tu jedną możliwość, jak pisałam:
- informujesz dyrektora o całej sprawie, proponujesz rozwiazanie /które już wprowadziłaś w czyn, najwyzej tłumaczysz swoje dobre chęci- i potrzebę usankcjonowania stanu jaki jest/
- jeśli już jesteś pewna, że masz zgodny stan z nowymi księgami- komisja powołana przez dyra do wyceny zbiorów /tu praca komisji/, oraz sporządzenia ksiąg wg stanu faktycznego /tu ty/, w czasie.. /określa dyrektor przy braniu pod uwagę twoich sugestii ile to ma trwać/.
- protokół po wycenie, korygujący stan, przyjmujący stan utworzony jako faktyczny /tu ujęte przyczyny bałaganu/
To będzie dowód dla księgowej i dla ciebie- przyjęcia stanu zbiorów.


Spokojnie, to wszystko są sprawy ludzkie, acz.. zwykle zawiłe i trudne do pertraktacji z dyrekcją.

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Bing [Bot], Google [Bot] i 11 gości